קליטת עובדים בעידן ה-AI: מעבר מטפסים לטייס אוטומטי של תרבות ארגונית

קליטת עובדים בעידן ה-AI: מעבר מטפסים לטייס אוטומטי של תרבות ארגונית | ד"ר יניב שנהב

ד"ר יניב שנהב, מקים ומנכ"ל חברת “משכוכית ייעוץ והדרכה” – המלווה אלפי עובדים ומנהלים בארץ ובעולם – ומייסד “המכון הישראלי לבינה מלאכותית", הוא מומחה לשילוב בין טכנולוגיה, למידה ותרבות ארגונית. בעידן שבו בינה מלאכותית משנה את חוקי המשחק, ד"ר שנהב בוחן כיצד ניתן להפוך את תהליך הקליטה הארגונית ,(Onboarding)  ממטלה בירוקרטית למנוף אסטרטגי לבניית תרבות חדשנות, אמון ושייכות. במאמר זה, הוא מציג מודל פורץ דרך לקליטת עובדים בעידן ה-AI תהליך חכם, אנושי ומותאם אישית, שבו המנהלת אינה רק אחראית על טפסים, אלא מובילת תרבות, שינוי ויצירת ערך.

השלב הראשון והקריטי ביותר בחייו של עובד חדש בארגון הוא תהליך הקליטה (Onboarding). באופן מסורתי, שלב זה נתפס כמשימה בירוקרטית–הכרחית, עמוסה במילוי טפסים, קבלת ציוד ובהשלמת משימות אדמיניסטרטיביות. מנהלות ומנהלי משאבי אנוש עומדים בפני אתגר כפול: מחד, להבטיח שהמעבר יהיה חלק ויעיל ומאידך, לעשות זאת מבלי לאבד את המגע האנושי והחווייתי, שהוא המפתח לבניית נאמנות ומעורבות. בעידן הבינה המלאכותית (AI), האתגר הזה הופך להזדמנות חסרת תקדים. כלי AI אינם משמשים רק לייעול תהליכים, אלא כמנוף אסטרטגי להפיכת הקליטה מ"חוויה בירוקרטית" ל"מנוע צמיחה תרבותי". המאמר הנוכחי' יבחן כיצד ניתן למנף את ה-AI כדי לשנות את תהליך הקליטה מהיסוד, להעצים את העובדים החדשים ולמקם את מחלקת משאבי האנוש כמובילת חדשנות בארגון¹.

אחד הצעדים המכריעים להצלחת טרנספורמציה זו הוא פיתוח אוריינות AI בכוח העבודה – שילוב של מיומנויות טכניות, הבנה אתית והתאמה התנהגותית הנדרשים כדי שעובדים יוכלו לעבוד לצד מערכות חכמות². המאמר הנוכחי' נועד לספק למנהלות משאבי אנוש מפת דרכים אינטלקטואלית ויישומית להתמודדות עם השינויים הללו. נבחן את הדינמיקה שבין אוטומציה לפריון, את הצורך הקריטי בבניית אמון עובדים בטכנולוגיות החדשות ואת הטרנספורמציה של תפקיד ההון האנושי – מניהול תפעולי לניהול חדשנות אנושית. המטרה היא, להבין כיצד ניתן להפוך את האתגרים של ה-AI להזדמנויות אסטרטגיות, תוך חיזוק תפקיד האדם והכנת הארגון לעתיד של שיתוף פעולה בין אדם למכונה.

מהפכת ה-Onboarding: מאירוע בירוקרטי לתהליך אסטרטגי

בעבר, תהליך קליטת עובדים היה ממוקד בארגון. הוא נועד להבטיח שהעובד מחובר למערכות, מבין את הנהלים ומשלים את כל המסמכים הדרושים. כיום, הגישה השתנתה – הפוקוס עובר לחוויית העובד. לפי מחקרים של Gallup ושל Harvard Business Review, תהליך קליטה מוצלח, יכול להגדיל את מעורבות העובדים החדשים ב-30%, להפחית את שיעור הנטישה בשנה הראשונה ב-20% ולהאיץ את הזמן הדרוש לעובד להגיע לתפוקה מלאה. עם זאת, ארגונים רבים עדיין מתמודדים עם תהליכים מסורבלים, המובילים לתחושת בלבול ותסכול בקרב עובדים חדשים.

ה-AI מציעה פתרונות מהותיים לאתגרים אלו. בעזרת הטמעת בינה מלאכותית בארגון היא מאפשרת אוטומציה של פעולות שגרתיות וחוזרות, כגון שליחת מסמכים, איסוף פרטים, שיבוץ הכשרות ראשוניות והגדרת הרשאות גישה למערכות. הדבר מפנה למנהלי משאבי האנוש זמן יקר, אותו הם יכולים להשקיע בשיחות אישיות, בפגישות היכרות עם צוותי הליבה, ובתיווך עמוק של ערכי החברה והחזון שלה. כפי שמקינזי מעריכה, AI גנרטיבי עשוי לאפשר אוטומציה והגברה של 60–70% מהפעילויות התעסוקתיות בתפקידי ידע³. על כן, האוטומציה של תהליך הקליטה היא לא רק יעילה, אלא הכרחית ליצירת תהליך חכם, מותאם ואישי יותר.

מעבר מבירוקרטיה להתאמה אישית: במקום שהעובד החדש יבזבז יום שלם על מילוי טפסים וקריאת נהלים, מערכת מבוססת AI יכולה להשלים את מרבית המשימות האדמיניסטרטיביות מראש, עוד לפני היום הראשון. דוגמה לכך היא שימוש בצ'אטבוטים או בעוזרים וירטואליים המספקים תשובות מיידיות לשאלות נפוצות, מפנים למקורות מידע רלוונטיים ומסייעים בניווט הארגוני. ב-Klarna, למשל, העוזר מבוסס-ה-AI מטפל בכ-שני שליש מהפניות בצ'אט וקיצר את זמן הטיפול מכ-11 לכ-2 דקות, תוך שמירה על שביעות רצון לקוחות דומה⁴. ניתן ליישם מודל זה גם על עובדים חדשים, ולספק להם תמיכה מהירה ואפקטיבית בשלבים הראשונים.

מודל "Onboarding 2.0" – קליטה כמנוף תרבותי

מודל הקליטה החדש, המכונה "Onboarding 2.0", שם דגש על שילוב AI לא ככלי טכני בלבד, אלא כרכיב מרכזי בבניית "אוריינות AI", כבר מהיום הראשון לעבודה. מדובר על תפיסה הוליסטית, שמתייחסת לקליטה כתהליך המקיף שלושה ממדים:

1. ממד טכני-ארגוני: אוטומציה מלאה של תהליכי הליבה הבירוקרטיים.
2. ממד חברתי-תרבותי: יצירת קשרים משמעותיים עם חברי הצוות והארגון.
3. ממד אישי-פסיכולוגי: הפחתת "חרדת ה-AI" ובניית ביטחון בעבודה לצד טכנולוגיות חדשניות.

כחלק ממודל זה, ארגון יכול לשלב סדנת בינה מלאכותית ייעודית כחלק אינטגרלי מתהליך הקליטה. סדנה זו אינה הרצאה כללית, אלא פעילות חווייתית שתפקידה כפול: ראשית, להקנות ידע וכלים מעשיים בשימוש ב-AI (כמו עבודה עם מודלים שונים, כתיבת פרומפטים אפקטיביים ושימוש בכלים חכמים). שנית ובאופן חשוב לא פחות, הסדנה מאפשרת לעובדים החדשים "לנשום" את תרבות החדשנות של הארגון, להבין שה-AI היא לא איום אלא שותף אסטרטגי ולקבל את המנדט להתנסות ולשאול שאלות בסביבה תומכת ובטוחה.

הצלחת גישה זו מוכחת בדוגמאות מהעולם. ב-BBVA, הושקו אלפי GPTs מותאמים בידי עובדים בתוך חודשים ספורים, מה שקיצר את משכי העבודה מפרויקטים של שבועות לשעות⁵. ההצלחה הזו לא נבעה רק מהטכנולוגיה, אלא מההחלטה האסטרטגית להעביר את הכלים לידי המשתמשים ובכך ליצור בעלות ומעורבות. שילוב תהליך דומה בקליטת עובדים חדשים, מבטיח שהם יאמצו באופן טבעי את הכלים הללו ויחלו להטמיע אותם כבר מהיום הראשון.

בניית אמון וחיזוק מעורבות עובדים – תפקיד מנהל/ת משאבי אנוש

הטמעת AI בתהליך הקליטה אינה מייתרת את מנהלות משאבי האנוש – היא משדרגת את תפקידן. במקום להיות "מנהלות טפסים", הן הופכות ל"מנהלות תרבות" ו"מנחות חדשנות". זהו המקום שבו המגע האנושי מקבל משמעות גדולה עוד יותר. כשהמשימות האדמיניסטרטיביות מטופלות על ידי המערכת, מנהלי משאבי אנוש יכולים:

• לנהל שיחות אסטרטגיות: במקום שיחות מנהלה, השיחות הראשונות יכולות להתמקד בציפיות של העובד, במטרותיו האישיות ובחיבורן לחזון הארגוני.
• ליצור קשרים חברתיים: לארגן פגישות אישיות עם עמיתים ומנטורים, להתאים את העובד החדש לקבוצות עניין בארגון ולעודד יצירת קשרים בלתי פורמליים.
• לשמש כ"מטפלי חרדה": לדון בפתיחות בחששות ובשאלות של עובדים לגבי שילוב טכנולוגיה בתפקידם, להבהיר שהשינוי נועד להעצים את היכולות שלהם ולא להחליף אותם, ובכך להפחית חרדה ולבנות אמון.

ב-Ingka Group (IKEA), שהציבה יעד להכשיר כ-70 אלף עובדים עד FY26 מתמקדים בהכשרה הוליסטית של כלל העובדים, מתוך הבנה שהשינוי התרבותי הוא ארוך טווח⁶. הטמעת תוכנית הכשרה דומה כחלק מתהליך הקליטה, מבטיחה שהעובד החדש יחוש שהוא חלק מארגון שמשקיע בעתידו ודואג לו.

הצעה יישומית: מודל הקליטה של חברת משכוכית ייעוץ והדרכה

חברת משכוכית, המומחית בהנחיית סדנאות בינה מלאכותית, יכולה לספק לארגונים את המענה המדויק למודל ה-Onboarding 2.0. במקום להתייחס לסדנאות AI כתוספת, החברה ממקמת אותן בליבת תהליך הקליטה. ביום הראשון או השני, העובדים החדשים משתתפים בסדנה אינטראקטיבית שאינה עוסקת רק בפן הטכני, אלא גם בפן האתי, ההתנהגותי והפסיכולוגי של עבודה עם AI. הדבר יוצר מספר יתרונות:

• שפה משותפת: כל העובדים החדשים, מכל התפקידים והרמות, מקבלים בסיס ידע משותף ב-AI. זה מאפשר להם לתקשר טוב יותר עם צוותי טכנולוגיה, ולהציע רעיונות לשיפור תהליכים מבוססי-AI בתפקידים שלהם.
• הפחתת חסמים: הסדנה מפחיתה חסמים של חוסר ידע ופחד מהטכנולוגיה. היא מראה לעובדים כיצד ניתן להשתמש בכלים בצורה פשוטה ויעילה, ובכך מעודדת אימוץ טכנולוגי מהיר יותר.
• בניית קהילה: הסדנה מהווה הזדמנות לעובדים החדשים להיפגש ולקיים אינטראקציה בצורה בלתי פורמלית ובכך לבנות קשרים חברתיים כבר בשלבים הראשונים.

באופן זה, חברת משכוכית מאפשרת לארגונים להפוך את תהליך הקליטה לתהליך אסטרטגי, שמקדם חדשנות, מעורבות ושייכות. כפי שדווח בדוחות שונים, הגישה לפיה יישום AI אחראי מתחיל בהכללת עובדים בתהליך, מובילה לעלייה משמעותית בשיעורי שביעות הרצון בקרב העובדים וכן לשיעורי נטישה נמוכים יותר. זוהי בדיוק הגישה שמקדמת חברת משכוכית, והיא מתאימה במיוחד לאקלים העסקי הישראלי, המאופיין בצורך תמידי בגמישות ובחדשנות.

חזון לעתיד: קליטה כהשקעה אסטרטגית

קליטת עובדים בעידן ה-AI היא הרבה יותר מתיקון נקודתי של תהליכים. היא דורשת מהנהלת משאבי האנוש להציב את עצמה בחזית האסטרטגיה הארגונית, ולהגדיר מחדש את תפקידה. במקום להיות "מנהלי יציאה וכניסה", מנהלי משאבי אנוש הופכים ל"מנהלי צמיחה וחדשנות", המוודאים שכל עובד חדש לא רק מתחיל לעבוד, אלא מחובר ללב הארגון, ליעדיו ולעתידו.

בעולם שבו המכונות מתמחות בביצוע משימות ביעילות חסרת תקדים, המגע האנושי מקבל חשיבות עליונה. תהליך קליטה מוצלח הוא זה שמעביר את המסר כי הארגון מוקיר את האדם שמאחורי התפקיד ומשקיע בהתפתחותו האישית והמקצועית. באמצעות אימוץ מודל Onboarding מבוסס AI, ארגונים יכולים להבטיח כי כל עובד חדש יכנס בשעריהם עם ביטחון, מוכנות ושייכות, מה שיאפשר להם לצמוח יחד ולהצליח בנוף הדינמי והמשתנה של עולם העבודה.

רשימה ביבליוגרפית

1. OECD. (2024). The Impact of Artificial Intelligence on Productivity, Distribution and Growth: Key Mechanisms, Initial Evidence and Policy Challenges. OECD Publishing.
2. Agarwall, H., Das, C. P., & Swain, R. K. (2022). "Does Artificial Intelligence Influence the Operational Performance of Companies? A Study". Atlantis Highlights in Social Sciences, Education and Humanities, 2.
3. Almutawa, E. A., & Dilawer, T. (2023). "The impact of AI technology on organisational efficiency: Analysing the pros and cons of digitalisation in the context of UAE". World Journal of Advanced Research and Reviews, 20(1), 911-920.
4. Charitha, P. C., & Hemaraju, B. (2023). "Impact of Artificial Intelligence on Decision-Making in Organisations". International Journal for Multidisciplinary Research (IJFMR), 5(4).
5. World Economic Forum. (2025). Artificial Intelligence in Financial Services. World Economic Forum.
6. World Economic Forum. (2025). A Blueprint for Intelligent Economies: AI Competitiveness through Regional Collaboration. World Economic Forum.
7. World Economic Forum. (2025). AI in Action: Beyond Experimentation to Transform Industry. World Economic Forum.
8. World Economic Forum. (2025). Physical AI: Powering the New Age of Industrial Operations. World Economic Forum.
9. World Economic Forum. (2025). Advancing Responsible AI Innovation: A Playbook. World Economic Forum.
10. OpenAI. (2025). AI in the Enterprise: Lessons from seven frontier companies. OpenAI.
11. World Economic Forum. (2025). Governing AI For Humanity. World Economic Forum.
12. World Economic Forum. (2025). The future of jobs report 2025. World Economic Forum.